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Wir bekommen ein Managementsystem! So ein Stress! – oder doch nicht?

Letzte Woche war ich auf einem hochinteressanten Seminar der VBG (Verwaltungsberufsgenossenschaft) in Lautrach, es ging um Stress, dessen Konsequenzen für unsere Gesundheit und seine – teuren – Auswirkungen auf Unternehmen.

Unter Leitung von Frau Andrea Meyer ( www.gewikon.de ) und Mercedes Wünsche erarbeiteten wir die Stressoren der Teilnehmer. Für mich etwas überraschend war dabei die mangelnde Aufgabenbeschreibung in Unternehmen mit ganz vorne. Und noch überraschender die Angabe, dass diese Organisationen ein QM-System haben, was wiederum als belastende Zusatzaufgabe gesehen wurde.

Manchmal denke ich, ich halte meinen Blog hier zu einfach, über dieses Einmaleins wäre alle schon längst drüber raus. Aber ich habe nun den Eindruck, dass ich noch weiter unten an der Basis beginnen muss, denn was nützt ein Tipp für eine Detaillösung, wenn es am Grundverständnis für ein Managementsystem fehlt. Und ich vermute, meine Erkenntnisse aus dem Kurs treffen nicht nur auf die ISO 9001, sondern auch auf die 14001 und 18001 und all die anderen zu.

Ich hab das mal in drei Missverständnisse aufgeteilt:

1. Aufgabenbeschreibung: „Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortungen und Befugnisse innerhalb der Organisation festgelegt und bekannt gemacht werden.“ (ISO 9001:2008; 5.5.1). Dies gilt auch für Entwicklungen und Projekte. Daher wird ein „echtes“ Managementsystem gerade hier den Stress von den Mitarbeitern nehmen.

2. Zusatzarbeit: Unsere Norm schreibt vor, dass die „oberste Leitung“ Ressourcen zur Verfügung stellt, um ein Managementsystem einzuführen, aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln. Somit darf die Einführung eines solchen Systems NIEMALS eine Zusatzbelastung sein. Die Einführung ist somit nie ein „Ach, machen Sie doch mal“.

3. Das Managementsystem wird nicht als das gesehen, was man jeden Tag im Unternehmen macht. Dies ist für mich das Hauptmissverständnis. Unsere Normen sind nicht von – weltfremden Leuten, Schreibtischtätern, Papiertigern gemacht worden, sondern von Unternehmen aus der Industrie. Und damit machten diese, meiner Meinung nach sehr klugen Leute, auch Vorgaben für sich selber. Sie wären also sehr dumm, hier unnötige Papiertürme aufzubauen, welche von Mitarbeitern als eine diffuse Belastung und damit als Stress empfunden werden.

Unsere Normen wollen, dass jeder weiß, wer was bis wann zu tun hat, dass Ideen nicht verloren gehen, dass keiner überlastet ist, damit es nicht zu Fehlern kommt und dass wir das, was wir jeden Tag im Unternehmen machen, einfach nur überlegt tun.

Ich möchte hierzu ein Beispiel aus meiner Beratungserfahrung nennen:

Ein Mitarbeiter einer Firma sagte beim Abschlussgespräch zur Einführung eines QM-Systems: „Du, Chef, seit wir die Norm haben, geht es mit uns bergab.“ – Böser Blick des Mitarbeiter auf mich – „Ich habe ja überhaupt nichts mehr zu tun! Früher hatte ich einen Berg Arbeit auf meinem Schreibtisch, ich bin kaum nachgekommen und habe Überstunden gemacht um DAS zu schaffen. Und heute? Ich habe höchstens einen Auftrag auf dem Tisch.“ Der Chef grinste. „Wir haben den Umsatz um 30% raufgeschraubt, weil wir mehr bearbeiten können.“

Was war passiert?

Wir hatten beobachtet, dass der Mitarbeiter einen Auftrag bearbeitete, dann bekam er den nächsten rein, ließ den ersten liegen und fing mit dem zweiten an. Dann kam ein dritter Auftrag, er ließ den zweiten liegen und begann den dritten. Usw. Erst am Abend arbeitet er, weil dann alle anderen Mitarbeiter weg waren, die Aufträge fertig ab.

Ich kann mir mit meinem Wissen aus dem Kurs nun vorstellen, dass er jedesmal Herzklopfen bekam, wenn ein neuer Auftrag auf seinen Schreibtisch gelegt wurde.

Natürlich sah ich – als welterfahrene Beraterin J – wo sein Problem lag und sprach ihn daraufhin an. Schon nach ein paar Worten war klar, dass er sein Verhalten nicht ändern wollte/konnte.

Also fanden wir eine andere Lösung: Eine Arbeitsanweisung, welche besagt, dass den Sachbearbeitern nur dann ein Auftrag auf den Tisch gelegt wird, wenn der vorhergegangene fertig bearbeitet worden ist. Und das funktionierte. Die Aufträge wurden innerhalb einer kurzen Zeit bearbeitet und der Mitarbeiter hatte nun keinen Stress mehr. Er war durch die Umstellung mindestens doppelt so schnell geworden. Er hatte dadurch auch die Muse, sich einen Kaffee zu holen, mal in die Werkstatt zu sehen und mit den anderen Mitarbeitern mehr Kommunikation zu betreiben OHNE diese gestresst anzuschnauzen.

DAS ist ein Managementsystem. Wenn alle in Balance sind, die Aufgaben klar verteilt und sich die Mitarbeiter dann auch an Herausforderungen wagen, die sie früher wegen Überlastung zu Recht ablehnten, dann haben Sie es richtig gemacht.

Wenn ein Managementsystem bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter gestresst sind, überfordert und dadurch langsam, dann haben Sie definitiv etwas falsch gemacht.

Checken Sie es ab, wie ist es in Ihrem Unternehmen?

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Organisieren Sie noch um oder leben Sie schon?

 In meiner beruflichen Anfangszeit machte ich eine Projektstudie in einem Unternehmen, das seine Konstruktionsprozesse optimiert haben wollte. Nach zwei Tagen Beobachtung fiel mir als Anfänger Folgendes auf:

alle Mitarbeiter kannten ihren Job, waren Spezialisten auf ihrem Gebiet, jeder arbeitete von morgens bis abends, und dennoch klappte es nicht.

Was war passiert?

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ICH WILL!

Lesen Sie die Überschrift jetzt laut vor: ICH WILL!

Komisches Gefühl dabei gehabt?

Wie komme ich nun auf so was? Ganz einfach: in meinen Kursen habe ich sehr oft Frauen – seltener Männer – die mich fragen, wie sie sich im Unternehmen durchsetzen können. Diese Durchsetzungskraft ist nötig, um Verbesserungen umzusetzen.

Dabei habe ich Erfahrung gemacht, dass gerade Frauen – manche Männer auch – oftmals nicht direkt sagen, was sie wollen. Sie sprechen „durch die Blume“. Anstatt also: „Erstellen Sie eine Liste unserer Messmittel, sortiert nach Arten. Diese muss bis Ende nächster Woche fertig sein.“, sagen sie: „Wir könnten mal eine Liste der Messmittel erstellen.“ „Jo“, sagt dann der Mitarbeiter „gute Idee.“, dreht sich rum und geht. Die QMB steht nun da und denkt: „Nie werde ich ernst genommen.“

Stimmt. Wie denn auch? Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter genau, was Sie wollen. Je genauer, desto leichter hat er es.

Und machen Sie ja nicht den Fehler dann zu sagen: „Dann mache ich das eben selber.“ Böse Falle.

Jemanden zu sagen, was man will, hat nichts mit mangelnder Wertschätzung zu tun oder mit Ungezogenheit, wie es so manches Mädchen zu hören bekommt. Es ist einfach eine Notwendigkeit, um, wie in unserem Fall, das Unternehmen weiter zu bringen.

Herr Kopp-Wichmann hat einen sehr amüsanten, aber dadurch nicht weniger aussagefähigen Podcast zu diesem Thema gemacht:

http://www.persoenlichkeits-blog.de/article/2987/frauen-muessen-wissen-maenner-brauchen-klare-anweisungen

Hören Sie sich ihn an.

Und: üben Sie es.

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Aufruf zum Entstehungsmarkt im Unternehmen

Lasst uns ein Entstehungsmarkt im Unternehmen starten!

Sie wissen was ein Entstehungsmarkt ist? Nein? Hier meine Definition in wenigen Worten: wenn sich Kunde und Lieferant gegenseitig vertrauen und wertschätzen, gegenseitig ihre Fähigkeiten fördern, dann entsteht Innovation, Produktivität, ein Klima der Ideen. Konkurrenzdenken, Pfennigfuchserei oder gar Neid wirken wie eine giftige Wolke und erstickt Ideen im Keim. Viele Unternehmen haben dies schon erkannt und mit ihren Lieferanten Neues erarbeitet.

Umso verwunderlicher ist es, dass so selten jemand auf den Gedanken kommt, einen solchen Geist im eigenen Unternehmen zu installieren. Es gibt Unternehmen, die liefern ausgezeichnete Produkte, um wie viel wären sie besser, wenn sich die Mitarbeiter nicht gegenseitig aufreiben würden? Was soll aus einem Unternehmen werden, bei dem Mitarbeiter ihr Knowhow nicht an Kollegen weitergeben?

In Ihrem Unternehmen ist das so? Oder wissen Sie das nicht? Gucken Sie mal nach. Welche Mannschaft ist besser, die, bei denen die Spieler sich die Bälle zuspielen oder die, in der die Spieler den Ball nicht abgeben wollen. Der Einzige, der so etwas ändern kann sind Sie. Ihre Mitarbeiter können das nicht, dann sonst wäre der Ungeist erst gar nicht eingezogen.

Checken Sie Ihr Unternehmen, machen Sie aus Ihren Mitarbeitern eine schlagkräftige Mannschaft. Lassen Sie ein Klima für Innovation und Ideen entstehen.

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Was sind Korrekturmaßnahmen? Einer der größten Missverständnisse in der Geschichte der Managementsysteme.

Stolz zeigen mir meine Kunden ihre Fehlerprotokolle mit den dokumentierten Korrekturmaßnahmen.

Ich seufze innerlich. Korrekturmaßnahme: Neues Blech genommen, Löcher richtig bebohrt. – Dem Lkw-Fahrer die richtige Adresse telefonisch durchgegeben, während er vorm falschen Zielort steht. – Den Kunden telefonisch informiert, dass es sich bei dem zugesendeten Bericht um einen Entwurf handelt und nicht um die freigegebene Version.

Jeden Tag passieren solche kleinen und großen Dinge. Und natürlich „korrigiert“ man sie. Und da liegt das Missverständnis. Korrigieren in unseren Normen heißt: Wir ergreifen Maßnahmen, damit der Fehler IN ZUKUNFT nicht mehr vorkommt.

„Die Organisation muss Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von Fehlern ergreifen, um deren erneutes Auftreten zu verhindern.“ (8.5.2 ISO 9001:2008)

In unseren Normen steht es also genau so drin, wie wir es machen müssen.

Hier das Vorgehen:

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Lieferantenbewertung oder Lieferantenbeurteilung? Wie jetzt?

Audit beim Kunden, Einkauf. Ich: „Wie beurteilen Sie Ihre Lieferanten?“.
Der QMB geht zum Regal, holt einen Ordner raus und reicht ihn mir. Auweia, er hat den Staub gesehen, den ich nun ab puste. Ich kann sehen, was er denkt: „Mist, ich habe die Lieferantenbewertung dieses Jahr vergessen…!“ Stimmt, die Tabellen und Zahlen im Ordner sind vom letzten Jahr. Fein säuberlich hatte man die Guten und die Schlechten gezählt. Ein Riesenaufwand, das hat im Laufe des Jahres einige Mann-… pardon … Personaltage gekostet.

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MINI-Rezension: Mitteilungsblatt Metall-Berufsgenossenschaften (VMBG)

Ordnung und Sauberkeit tragen entscheidend zur Sicherheit bei der Arbeit bei. Im Mitteilungsblatt der Metall-Berufsgenossenschaften wird eine einfache Formel dafür aufgestellt:

(S+O=S) Sauberkeit und Ordnung ergibt mehr Sicherheit.

Lesenswert ist, in welchem Maß die Betriebsqualität durch diese einfachen Routine-Tätigkeiten steigt, wenn sie sinnvoll eingesetzt werden:

Dieser Artikel gibt auf nur 4 Seiten viele Anregungen. Er macht deutlich, dass Sauberkeit und Ordnung im Betrieb mehr als Sicherheit bewirken, weil sie zu tragfähigen und verlässlichen Strukturen beitragen:

Durch Ordnung und Sauberkeit steigen Produktqualität, Mitarbeiterzufriedenheit und die Sicherheit im Unternehmen.
Link: http://www.bg-metall.de/fileadmin/downloads/Mitteilungsblatt/2010_04_BGM.pdf

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Wie auch wir vergeben unseren Schuldigern oder die Lieferanten – Kundenbeziehung oder wenn Du es nicht sagst, können sie es nicht wissen.

Gestern las ich einen Blogbeitrag von einem jungen Mann, der sich bitterlich darüber beklagte, wie doof doch Hotelangestellte sind und wie wenig Ahnung sie von Kundenorientierung haben. Am Schluss empfahl er, diese zu feuern.

Was ist passiert?

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ISO 9001 und ISO 14001: Interne Auditoren verbessern laufend das Betriebsergebnis

 

Mal ehrlich: Hätten Sie jemals daran gedacht, Mitarbeiter im Betrieb spazieren gehen zu lassen? Wenn diese Managementnormen nicht „Interne Auditoren“ vorschreiben würden und Sie einen Nachweis für interne Audits beim externen Audit brauchen? (Der Satz ist jetzt genau so sinnlos geworden, wie Sie ihn oft hören können: „Interne Auditoren … braucht man eben … damit der Auditor einen Nachweis hat …“)

Für was eigentlich?

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