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Endlich: Die Checkliste ISO 9001:2008 ist da!

Hallo liebe Interessierte.

Nun habe ich die Frageliste hochgeladen. Diese ist für Registrierte hier abrufbar. Ich behalte mir vor, die Registrierung zu genehmigen.

Bedingung: Mit wirklichem Namen eintragen, also nicht tina23@gmx.sonstwas.
Selbstverständlich offen für Teilnehmer meiner Kurse bei der DEKRA Akademie.

Falls jemand keine Homepage hat, über ich ihn identifizieren kann, mir einfach eine kurze Mail schreiben. Ich lerne so viele interessante Menschen kennen, so dass ich mich an die Gesichter erinnere, aber leider nicht an die Namen. Frischen Sie also mein Gedächtnis mit einer kurzen Mail auf. Falls ich Sie noch nicht kenne, ist es nett, Sie kennenzulernen.

Nun hoffe ich, die Checkliste zur ISO 9001 hilft Ihnen bei der sinnvollen Umsetzung der Norm in Ihrem Unternehmen.
Sie werden sehen, dass sie keine dummen oder nutzlosen Forderungen enthält. Sie soll auch dazu dienen, mit Ihren Mitarbeitern und Kollegen den Zweck der Norm leichter zu erfassen und daher die vorurteilsbehafteten Widerstände abzubauen.

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Gedanken zu Mitarbeiter-Zielsetzungen

Bitte nicht missverstehen, ich mag es sehr, wenn Leute ihr Geld verdienen. Dennoch will ich hier Denkanstöße geben, kann ich doch immer wieder beobachten, dass Zielsetzungen, wie gut sie auch gemeint sind, das Unternehmen hemmen.

Gleich vorneweg: Mitarbeiter-Zielvereinbarungen gehören nicht in ein beschriebenes QM-System, da hier in den Unternehmen der Betriebsrat hinzuzuziehen ist. Damit machen wir das QM-System betriebsratzustimmungsbedürftig.

Dennoch müssen wir unser QM-System so konzipieren, dass es für die Mitarbeiter mit ihren Zielsetzungen ein Steigbügelhalter ist.

Nun kommt mein „Aber“.

Unsere Norm gibt uns vor, dass wir (Qualitäts-) Ziele festlegen und zwar für zutreffende Funktionsbereiche und Ebenen. Es gibt also meist ein „oberstes“ Ziel, darunter Kennzahlen und eben die Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern. Hört sich so weit nach einem guten Plan an.

Doch je weiter und verketteter wir die Ziele herunterbrechen, desto mehr laufen sie Gefahr, dem „obersten“ Ziel entgegen zu wirken. Ebene A gibt Ebene B die Ziele vor, Ebene B dann Ebene C, diese gar einer Ebene D. Beispiel: Ebene A will die Effizienz optimieren und misst das am Gewinnzuwachs. Ebene B bekommt also Gewinnzahlen vorgeschrieben. Nun kann das gut gehen, und Ebene B sagt: um besser arbeiten zu können, müssen wir unsere Leute höher qualifizieren, also werden Schulungen angesetzt. Aber es kann auch umgekehrt laufen: Kosten für Schulungen werden eingespart, weil sich diese erst sehr viel später amortisieren und der Erfolg nicht gleich sichtbar ist. So hat Ebene B das Ziel des Gewinnzuwachses zwar umgesetzt, aber sich dadurch auf die Straße des Abstiegs begeben. Ebene C bekommt von Ebene B eine Umsatzsteigerung vorgesetzt, ohne die Mitarbeiter entsprechend auszuwählen und qualifizieren zu dürfen. Was nun passiert, kann sich jeder vorstellen.

Was kann man gegen so eine Entwicklung tun? Erstens einmal die Ziele und Kennzahlen zentral lenken. Alle Ebenen müssen den Sinn und die Philosophie hinter den reinen Zahlen der Ziele kennen. Weiter muss die Entwicklung dieser Kennzahlen mit ihrem Einfluss auf das „oberste“ Ziel beobachtet werden. Stellen sich Widersprüche heraus, muss sofort eingegriffen werden.

Und – ganz wichtig – keine Maßnahmen und deren Umsetzung als Ziele definierten. Denn oftmals stellt sich die Maßnahme als nicht zielführend dar, wird aber unter allen Umständen durchgeführt, weil immerhin das Gehalt eines oder mehrere Mitarbeiter davon abhängen.

Sehen Sie in Ihrem Unternehmen nach, wie es dort mit den Zielen, den Kennzahlen und den Zielsetzungen mit den Mitarbeiter steht. Nur wenn dies stimmig ist, bringen Sie Ihr Unternehmen voran.

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Organisieren Sie noch um oder leben Sie schon?

 In meiner beruflichen Anfangszeit machte ich eine Projektstudie in einem Unternehmen, das seine Konstruktionsprozesse optimiert haben wollte. Nach zwei Tagen Beobachtung fiel mir als Anfänger Folgendes auf:

alle Mitarbeiter kannten ihren Job, waren Spezialisten auf ihrem Gebiet, jeder arbeitete von morgens bis abends, und dennoch klappte es nicht.

Was war passiert?

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Die Nomenklatur des Management-Handbuchs – ISO 9001, 14001, OHSAS 18001

Version? Änderungsstände?

Was für einen Wust ich immer bei der Nomenklatur des QM-Handbuchs und der –Dokumente sehe. Änderungsstand, Versionsnummer, Freigabedatum… und alles gleichzeitig.

Wie macht man das nun einfach und praktikabel?

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Was sind Korrekturmaßnahmen? Einer der größten Missverständnisse in der Geschichte der Managementsysteme.

Stolz zeigen mir meine Kunden ihre Fehlerprotokolle mit den dokumentierten Korrekturmaßnahmen.

Ich seufze innerlich. Korrekturmaßnahme: Neues Blech genommen, Löcher richtig bebohrt. – Dem Lkw-Fahrer die richtige Adresse telefonisch durchgegeben, während er vorm falschen Zielort steht. – Den Kunden telefonisch informiert, dass es sich bei dem zugesendeten Bericht um einen Entwurf handelt und nicht um die freigegebene Version.

Jeden Tag passieren solche kleinen und großen Dinge. Und natürlich „korrigiert“ man sie. Und da liegt das Missverständnis. Korrigieren in unseren Normen heißt: Wir ergreifen Maßnahmen, damit der Fehler IN ZUKUNFT nicht mehr vorkommt.

„Die Organisation muss Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von Fehlern ergreifen, um deren erneutes Auftreten zu verhindern.“ (8.5.2 ISO 9001:2008)

In unseren Normen steht es also genau so drin, wie wir es machen müssen.

Hier das Vorgehen:

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QM-Schulungen?

 
„Wo sind Ihre QM-Schulungen dokumentiert.“ Oftmals hört man vom Auditor diese Frage. Um was geht es da?

Natürlich sollen die Mitarbeiter wissen, was in den Prozessdarstellungen/Verfahrensanweisungen steht. Daher werden sie darin geschult.

(Dickes Blitzzeichen an dieser Stelle)

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Lieferantenbewertung oder Lieferantenbeurteilung? Wie jetzt?

Audit beim Kunden, Einkauf. Ich: „Wie beurteilen Sie Ihre Lieferanten?“.
Der QMB geht zum Regal, holt einen Ordner raus und reicht ihn mir. Auweia, er hat den Staub gesehen, den ich nun ab puste. Ich kann sehen, was er denkt: „Mist, ich habe die Lieferantenbewertung dieses Jahr vergessen…!“ Stimmt, die Tabellen und Zahlen im Ordner sind vom letzten Jahr. Fein säuberlich hatte man die Guten und die Schlechten gezählt. Ein Riesenaufwand, das hat im Laufe des Jahres einige Mann-… pardon … Personaltage gekostet.

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ISO 9001 und ISO 14001: Interne Auditoren verbessern laufend das Betriebsergebnis

 

Mal ehrlich: Hätten Sie jemals daran gedacht, Mitarbeiter im Betrieb spazieren gehen zu lassen? Wenn diese Managementnormen nicht „Interne Auditoren“ vorschreiben würden und Sie einen Nachweis für interne Audits beim externen Audit brauchen? (Der Satz ist jetzt genau so sinnlos geworden, wie Sie ihn oft hören können: „Interne Auditoren … braucht man eben … damit der Auditor einen Nachweis hat …“)

Für was eigentlich?

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Wie formuliere ich die Qualitätspolitik?

 

Unsere ISO 9001:2008 hat folgenden Forderungen an die Qualitätspolitik:

  • Sie soll dem Zweck des Unternehmens angemessen sein
    • Tipp: sehen Sie sich mal den Zweck des Unternehmens im Handelsregister an
    • Bleiben Sie mit der Q-Politik anspruchsvoll auf dem Teppich. In einem Hightechunternehmen etwas von Fehlervermeidung zu schreiben ist zu niedrig.
  • Sie MUSS die Verpflichtung zur – einfach formuliert -: Erfüllung der Norm und zur ständigen Verbesserung des Managementsystems enthalten
    • Hier muss stehen: „Die Leitung verpflichtet sich…“, genau so und nicht verklausuliert in irgendwelchem Blabla. Wir Auditoren müssen das checken und so sehen.

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Musts an Dokumenten für die Zertifizierung nach ISO 9001:2008

 
Nun starte ich eine neue Reihe: Trips und Ticks für die Zertifizierung.

 Heute: Welche Dokumente MÜSSEN für das Audit vorliegen, damit man zertifizierungsfähig ist?

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