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Der Interne Auditor und seine Checkliste

Ihre Auditoren laufen mit einer Checkliste durch das Unternehmen und machen an entsprechender Stelle einen Haken oder ein Minus. Am Ende des internen Audits kommt dann die Aussage: „Wir erfüllen zu 80% die Forderungen der Norm.“

Kennen Sie das? Wir als externe Auditoren beim Audit zu Erlangung oder Aufrechterhaltung des Zertifikates nach ISO 9001, 14001 oder BS 18001 werden doch immer wieder mit solchen Checklisten konfrontiert und müssen im unserem Bericht bewerten, was so ein internes Audit dem Unternehmen gebracht hat. Antwort: nix.

Die ISO 19011 – das ist die Norm, welche zurzeit neben den ethischen Auditprinzipien natürlich auch den Auditablauf regelt – gibt uns vor, dass das Audit den Zweck erfüllen muss das Unternehmen zu verbessern. Das kann so eine Abhakecheckliste einfach nicht.

Wie macht man es dann? Die Checkliste ist dafür da, dass man im Audit nichts vergisst, besonders, wenn es in schwierigen Jahren andere Schwerpunktthemen gibt, welche im Unternehmen umgesetzt werden müssen. Auf einmal fällt die Messmittelüberwachung hinten runter – „Was, schon wieder ein Jahr rum?“

Doch bauen Sie Ihre Checkliste mit Bemerkungen, Klartext, Beschreibungen, kurz „Leben“ aus. Und am Besten in einer Form, dass jemand, der das Unternehmen zwar kennt, aber beim Audit nicht dabei war, weiß, was Sache ist. Stärken und Schwächen werden beschrieben, Verbesserungsmöglichkeiten, Bewertungen von bereits durchgeführten Maßnahmen gemacht.

Diese dokumentierten Beobachtungen sind dann wirklich Grundlage für Besprechungen und die Erarbeitung von Maßnahmen.

Füllen Sie also Ihre Checkliste mit Leben aus, so dass Sie Ihr Unternehmen weiterbringen und arbeiten Sie nicht nur Punkt für Punkt die Checkliste ab, nur damit sie – vermeintlich – den Auditor zufriedenstellen.

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Gedanken zu Mitarbeiter-Zielsetzungen

Bitte nicht missverstehen, ich mag es sehr, wenn Leute ihr Geld verdienen. Dennoch will ich hier Denkanstöße geben, kann ich doch immer wieder beobachten, dass Zielsetzungen, wie gut sie auch gemeint sind, das Unternehmen hemmen.

Gleich vorneweg: Mitarbeiter-Zielvereinbarungen gehören nicht in ein beschriebenes QM-System, da hier in den Unternehmen der Betriebsrat hinzuzuziehen ist. Damit machen wir das QM-System betriebsratzustimmungsbedürftig.

Dennoch müssen wir unser QM-System so konzipieren, dass es für die Mitarbeiter mit ihren Zielsetzungen ein Steigbügelhalter ist.

Nun kommt mein „Aber“.

Unsere Norm gibt uns vor, dass wir (Qualitäts-) Ziele festlegen und zwar für zutreffende Funktionsbereiche und Ebenen. Es gibt also meist ein „oberstes“ Ziel, darunter Kennzahlen und eben die Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern. Hört sich so weit nach einem guten Plan an.

Doch je weiter und verketteter wir die Ziele herunterbrechen, desto mehr laufen sie Gefahr, dem „obersten“ Ziel entgegen zu wirken. Ebene A gibt Ebene B die Ziele vor, Ebene B dann Ebene C, diese gar einer Ebene D. Beispiel: Ebene A will die Effizienz optimieren und misst das am Gewinnzuwachs. Ebene B bekommt also Gewinnzahlen vorgeschrieben. Nun kann das gut gehen, und Ebene B sagt: um besser arbeiten zu können, müssen wir unsere Leute höher qualifizieren, also werden Schulungen angesetzt. Aber es kann auch umgekehrt laufen: Kosten für Schulungen werden eingespart, weil sich diese erst sehr viel später amortisieren und der Erfolg nicht gleich sichtbar ist. So hat Ebene B das Ziel des Gewinnzuwachses zwar umgesetzt, aber sich dadurch auf die Straße des Abstiegs begeben. Ebene C bekommt von Ebene B eine Umsatzsteigerung vorgesetzt, ohne die Mitarbeiter entsprechend auszuwählen und qualifizieren zu dürfen. Was nun passiert, kann sich jeder vorstellen.

Was kann man gegen so eine Entwicklung tun? Erstens einmal die Ziele und Kennzahlen zentral lenken. Alle Ebenen müssen den Sinn und die Philosophie hinter den reinen Zahlen der Ziele kennen. Weiter muss die Entwicklung dieser Kennzahlen mit ihrem Einfluss auf das „oberste“ Ziel beobachtet werden. Stellen sich Widersprüche heraus, muss sofort eingegriffen werden.

Und – ganz wichtig – keine Maßnahmen und deren Umsetzung als Ziele definierten. Denn oftmals stellt sich die Maßnahme als nicht zielführend dar, wird aber unter allen Umständen durchgeführt, weil immerhin das Gehalt eines oder mehrere Mitarbeiter davon abhängen.

Sehen Sie in Ihrem Unternehmen nach, wie es dort mit den Zielen, den Kennzahlen und den Zielsetzungen mit den Mitarbeiter steht. Nur wenn dies stimmig ist, bringen Sie Ihr Unternehmen voran.

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ICH WILL!

Lesen Sie die Überschrift jetzt laut vor: ICH WILL!

Komisches Gefühl dabei gehabt?

Wie komme ich nun auf so was? Ganz einfach: in meinen Kursen habe ich sehr oft Frauen – seltener Männer – die mich fragen, wie sie sich im Unternehmen durchsetzen können. Diese Durchsetzungskraft ist nötig, um Verbesserungen umzusetzen.

Dabei habe ich Erfahrung gemacht, dass gerade Frauen – manche Männer auch – oftmals nicht direkt sagen, was sie wollen. Sie sprechen „durch die Blume“. Anstatt also: „Erstellen Sie eine Liste unserer Messmittel, sortiert nach Arten. Diese muss bis Ende nächster Woche fertig sein.“, sagen sie: „Wir könnten mal eine Liste der Messmittel erstellen.“ „Jo“, sagt dann der Mitarbeiter „gute Idee.“, dreht sich rum und geht. Die QMB steht nun da und denkt: „Nie werde ich ernst genommen.“

Stimmt. Wie denn auch? Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter genau, was Sie wollen. Je genauer, desto leichter hat er es.

Und machen Sie ja nicht den Fehler dann zu sagen: „Dann mache ich das eben selber.“ Böse Falle.

Jemanden zu sagen, was man will, hat nichts mit mangelnder Wertschätzung zu tun oder mit Ungezogenheit, wie es so manches Mädchen zu hören bekommt. Es ist einfach eine Notwendigkeit, um, wie in unserem Fall, das Unternehmen weiter zu bringen.

Herr Kopp-Wichmann hat einen sehr amüsanten, aber dadurch nicht weniger aussagefähigen Podcast zu diesem Thema gemacht:

http://www.persoenlichkeits-blog.de/article/2987/frauen-muessen-wissen-maenner-brauchen-klare-anweisungen

Hören Sie sich ihn an.

Und: üben Sie es.

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Aufruf zum Entstehungsmarkt im Unternehmen

Lasst uns ein Entstehungsmarkt im Unternehmen starten!

Sie wissen was ein Entstehungsmarkt ist? Nein? Hier meine Definition in wenigen Worten: wenn sich Kunde und Lieferant gegenseitig vertrauen und wertschätzen, gegenseitig ihre Fähigkeiten fördern, dann entsteht Innovation, Produktivität, ein Klima der Ideen. Konkurrenzdenken, Pfennigfuchserei oder gar Neid wirken wie eine giftige Wolke und erstickt Ideen im Keim. Viele Unternehmen haben dies schon erkannt und mit ihren Lieferanten Neues erarbeitet.

Umso verwunderlicher ist es, dass so selten jemand auf den Gedanken kommt, einen solchen Geist im eigenen Unternehmen zu installieren. Es gibt Unternehmen, die liefern ausgezeichnete Produkte, um wie viel wären sie besser, wenn sich die Mitarbeiter nicht gegenseitig aufreiben würden? Was soll aus einem Unternehmen werden, bei dem Mitarbeiter ihr Knowhow nicht an Kollegen weitergeben?

In Ihrem Unternehmen ist das so? Oder wissen Sie das nicht? Gucken Sie mal nach. Welche Mannschaft ist besser, die, bei denen die Spieler sich die Bälle zuspielen oder die, in der die Spieler den Ball nicht abgeben wollen. Der Einzige, der so etwas ändern kann sind Sie. Ihre Mitarbeiter können das nicht, dann sonst wäre der Ungeist erst gar nicht eingezogen.

Checken Sie Ihr Unternehmen, machen Sie aus Ihren Mitarbeitern eine schlagkräftige Mannschaft. Lassen Sie ein Klima für Innovation und Ideen entstehen.

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Was sind Korrekturmaßnahmen? Einer der größten Missverständnisse in der Geschichte der Managementsysteme.

Stolz zeigen mir meine Kunden ihre Fehlerprotokolle mit den dokumentierten Korrekturmaßnahmen.

Ich seufze innerlich. Korrekturmaßnahme: Neues Blech genommen, Löcher richtig bebohrt. – Dem Lkw-Fahrer die richtige Adresse telefonisch durchgegeben, während er vorm falschen Zielort steht. – Den Kunden telefonisch informiert, dass es sich bei dem zugesendeten Bericht um einen Entwurf handelt und nicht um die freigegebene Version.

Jeden Tag passieren solche kleinen und großen Dinge. Und natürlich „korrigiert“ man sie. Und da liegt das Missverständnis. Korrigieren in unseren Normen heißt: Wir ergreifen Maßnahmen, damit der Fehler IN ZUKUNFT nicht mehr vorkommt.

„Die Organisation muss Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von Fehlern ergreifen, um deren erneutes Auftreten zu verhindern.“ (8.5.2 ISO 9001:2008)

In unseren Normen steht es also genau so drin, wie wir es machen müssen.

Hier das Vorgehen:

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ISO 9001 und ISO 14001: Interne Auditoren verbessern laufend das Betriebsergebnis

 

Mal ehrlich: Hätten Sie jemals daran gedacht, Mitarbeiter im Betrieb spazieren gehen zu lassen? Wenn diese Managementnormen nicht „Interne Auditoren“ vorschreiben würden und Sie einen Nachweis für interne Audits beim externen Audit brauchen? (Der Satz ist jetzt genau so sinnlos geworden, wie Sie ihn oft hören können: „Interne Auditoren … braucht man eben … damit der Auditor einen Nachweis hat …“)

Für was eigentlich?

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