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Wir bekommen ein Managementsystem! So ein Stress! – oder doch nicht?

Letzte Woche war ich auf einem hochinteressanten Seminar der VBG (Verwaltungsberufsgenossenschaft) in Lautrach, es ging um Stress, dessen Konsequenzen für unsere Gesundheit und seine – teuren – Auswirkungen auf Unternehmen.

Unter Leitung von Frau Andrea Meyer ( www.gewikon.de ) und Mercedes Wünsche erarbeiteten wir die Stressoren der Teilnehmer. Für mich etwas überraschend war dabei die mangelnde Aufgabenbeschreibung in Unternehmen mit ganz vorne. Und noch überraschender die Angabe, dass diese Organisationen ein QM-System haben, was wiederum als belastende Zusatzaufgabe gesehen wurde.

Manchmal denke ich, ich halte meinen Blog hier zu einfach, über dieses Einmaleins wäre alle schon längst drüber raus. Aber ich habe nun den Eindruck, dass ich noch weiter unten an der Basis beginnen muss, denn was nützt ein Tipp für eine Detaillösung, wenn es am Grundverständnis für ein Managementsystem fehlt. Und ich vermute, meine Erkenntnisse aus dem Kurs treffen nicht nur auf die ISO 9001, sondern auch auf die 14001 und 18001 und all die anderen zu.

Ich hab das mal in drei Missverständnisse aufgeteilt:

1. Aufgabenbeschreibung: „Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortungen und Befugnisse innerhalb der Organisation festgelegt und bekannt gemacht werden.“ (ISO 9001:2008; 5.5.1). Dies gilt auch für Entwicklungen und Projekte. Daher wird ein „echtes“ Managementsystem gerade hier den Stress von den Mitarbeitern nehmen.

2. Zusatzarbeit: Unsere Norm schreibt vor, dass die „oberste Leitung“ Ressourcen zur Verfügung stellt, um ein Managementsystem einzuführen, aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln. Somit darf die Einführung eines solchen Systems NIEMALS eine Zusatzbelastung sein. Die Einführung ist somit nie ein „Ach, machen Sie doch mal“.

3. Das Managementsystem wird nicht als das gesehen, was man jeden Tag im Unternehmen macht. Dies ist für mich das Hauptmissverständnis. Unsere Normen sind nicht von – weltfremden Leuten, Schreibtischtätern, Papiertigern gemacht worden, sondern von Unternehmen aus der Industrie. Und damit machten diese, meiner Meinung nach sehr klugen Leute, auch Vorgaben für sich selber. Sie wären also sehr dumm, hier unnötige Papiertürme aufzubauen, welche von Mitarbeitern als eine diffuse Belastung und damit als Stress empfunden werden.

Unsere Normen wollen, dass jeder weiß, wer was bis wann zu tun hat, dass Ideen nicht verloren gehen, dass keiner überlastet ist, damit es nicht zu Fehlern kommt und dass wir das, was wir jeden Tag im Unternehmen machen, einfach nur überlegt tun.

Ich möchte hierzu ein Beispiel aus meiner Beratungserfahrung nennen:

Ein Mitarbeiter einer Firma sagte beim Abschlussgespräch zur Einführung eines QM-Systems: „Du, Chef, seit wir die Norm haben, geht es mit uns bergab.“ – Böser Blick des Mitarbeiter auf mich – „Ich habe ja überhaupt nichts mehr zu tun! Früher hatte ich einen Berg Arbeit auf meinem Schreibtisch, ich bin kaum nachgekommen und habe Überstunden gemacht um DAS zu schaffen. Und heute? Ich habe höchstens einen Auftrag auf dem Tisch.“ Der Chef grinste. „Wir haben den Umsatz um 30% raufgeschraubt, weil wir mehr bearbeiten können.“

Was war passiert?

Wir hatten beobachtet, dass der Mitarbeiter einen Auftrag bearbeitete, dann bekam er den nächsten rein, ließ den ersten liegen und fing mit dem zweiten an. Dann kam ein dritter Auftrag, er ließ den zweiten liegen und begann den dritten. Usw. Erst am Abend arbeitet er, weil dann alle anderen Mitarbeiter weg waren, die Aufträge fertig ab.

Ich kann mir mit meinem Wissen aus dem Kurs nun vorstellen, dass er jedesmal Herzklopfen bekam, wenn ein neuer Auftrag auf seinen Schreibtisch gelegt wurde.

Natürlich sah ich – als welterfahrene Beraterin J – wo sein Problem lag und sprach ihn daraufhin an. Schon nach ein paar Worten war klar, dass er sein Verhalten nicht ändern wollte/konnte.

Also fanden wir eine andere Lösung: Eine Arbeitsanweisung, welche besagt, dass den Sachbearbeitern nur dann ein Auftrag auf den Tisch gelegt wird, wenn der vorhergegangene fertig bearbeitet worden ist. Und das funktionierte. Die Aufträge wurden innerhalb einer kurzen Zeit bearbeitet und der Mitarbeiter hatte nun keinen Stress mehr. Er war durch die Umstellung mindestens doppelt so schnell geworden. Er hatte dadurch auch die Muse, sich einen Kaffee zu holen, mal in die Werkstatt zu sehen und mit den anderen Mitarbeitern mehr Kommunikation zu betreiben OHNE diese gestresst anzuschnauzen.

DAS ist ein Managementsystem. Wenn alle in Balance sind, die Aufgaben klar verteilt und sich die Mitarbeiter dann auch an Herausforderungen wagen, die sie früher wegen Überlastung zu Recht ablehnten, dann haben Sie es richtig gemacht.

Wenn ein Managementsystem bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter gestresst sind, überfordert und dadurch langsam, dann haben Sie definitiv etwas falsch gemacht.

Checken Sie es ab, wie ist es in Ihrem Unternehmen?

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Wie der Herr, so’s Gscherr

Qualis dominus, talis et servus.

Unternehmenskultur und wie sie sich ändern lässt, zurzeit heiß diskutiert. Gute Verhaltensweisen loben, schlechte Tadeln, das ist der allgemeine Rat. Ich für meinen Teil glaube, dass dies gar nicht nötig ist.

Meiner Meinung – und Erfahrung nach – gibt es nur eine einzige Möglichkeit, die Unternehmenskultur in die gewünschten Bahnen zu lenken: der Chef, die Chefin muss es leben.

Durch ein Erlebnis habe ich auf diese Sache einfach mal mehr geachtet:
Vor einiger Zeit hielt ich einen Kurs für Akademiker, die nach Jahren wieder in das Berufsleben einsteigen wollten. Im „Lehrerzimmer“ bereiteten mich die anderen Dozenten vor: „Keine Chance mit den Leuten, die kommen nicht pünktlich. Das müssen Sie hin nehmen.“ Und dann noch ein: „Daran können Sie sich gleich mal gewöhnen.“ DAS war der Fehler, hehe. Na, dachte ich mir, das werden wir doch mal sehen.
Der Unterricht begann um 8:00 Uhr. Also begann ich genau um 8:00 Uhr, Tür zu, und los ging’s. Natürlich waren nicht alle da. Die Pünktlichen saßen in Hausschlappen und Gammellook ( dem ich auch zuhause gerne fröne), im Unterricht. Ich natürlich im vollen Business-Outfit. Und so hielt ich auch den Unterricht. Mit vielen Fragen auf die Teilnehmer eingehend.
Am nächsten Morgen waren sie dann alle pünktlich, am übernächsten Tag sogar einigermaßen businessmäßig angezogen. Die Überraschung war aber am letzten Tag, der drei Wochen später stattfand: es war der Tag, am dem die Flughäfen wegen des vielen Schnees gesperrt waren und noch nicht mal mehr Busse fuhren. Doch da saßen die Teilnehmer, mit Freude, prächtig sahen sie aus. Zeigten mir ihre als Hausaufgaben erstellen Handbücher. Hatten sehr individuelle und intelligente Lösungsansätze gefunden. Ich strahlte!

Seit dem habe ich mal darauf geachtet, wie sich ein Chef, der sich über seine Kultur im Unternehmen beschwert, selber verhält. Unternehmenskultur in gewünschte Bahnen zu lenken, gelingt nach meinen Beobachtungen ausschließlich durch Vorleben durch den Chef. Wenn wir wollen, dass unsere Mitarbeiter pünktlich sind, dann müssen wir es auch sein. Wenn wir wollen, dass sie freundlich zu den Kunden sind, sind wir es als Vorbild auch. Machen Sie mal den Test in einem Punkt, der Sie sehr in Ihrem Unternehmen stört. Schimpfen Sie nicht, wie sich die anderen verhalten – wir wissen, Ihre Mitarbeiter machen das dann auch –, sondern leben Sie es richtig vor, ohne es durch Worte zu erwähnen, einfach machen.

Jeder Chef hat die Mitarbeiter, die er verdient. Arbeiten Sie also an Ihren Traummitarbeitern.

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MINI-Rezension: Mitteilungsblatt Metall-Berufsgenossenschaften (VMBG)

Ordnung und Sauberkeit tragen entscheidend zur Sicherheit bei der Arbeit bei. Im Mitteilungsblatt der Metall-Berufsgenossenschaften wird eine einfache Formel dafür aufgestellt:

(S+O=S) Sauberkeit und Ordnung ergibt mehr Sicherheit.

Lesenswert ist, in welchem Maß die Betriebsqualität durch diese einfachen Routine-Tätigkeiten steigt, wenn sie sinnvoll eingesetzt werden:

Dieser Artikel gibt auf nur 4 Seiten viele Anregungen. Er macht deutlich, dass Sauberkeit und Ordnung im Betrieb mehr als Sicherheit bewirken, weil sie zu tragfähigen und verlässlichen Strukturen beitragen:

Durch Ordnung und Sauberkeit steigen Produktqualität, Mitarbeiterzufriedenheit und die Sicherheit im Unternehmen.
Link: http://www.bg-metall.de/fileadmin/downloads/Mitteilungsblatt/2010_04_BGM.pdf

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