Organisieren Sie noch um oder leben Sie schon?

 In meiner beruflichen Anfangszeit machte ich eine Projektstudie in einem Unternehmen, das seine Konstruktionsprozesse optimiert haben wollte. Nach zwei Tagen Beobachtung fiel mir als Anfänger Folgendes auf:

alle Mitarbeiter kannten ihren Job, waren Spezialisten auf ihrem Gebiet, jeder arbeitete von morgens bis abends, und dennoch klappte es nicht.

Was war passiert?

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Der Vertrieb – A und O des Unternehmens

Weil es mir neulich untergekommen ist: in einer Prozesslandschaft wurde der Vertrieb eines Unternehmens als „unterstützender Prozess“ eingeordnet.

Für mich ist er mehr, er ist einer der wichtigen Kernprozesse.

Warum sehe ich das so? Ganz einfach: Der Vertrieb stellt fest, was der Kunde will – besser: er stellt fest, was der Kunde braucht. Und damit meine ich nicht irgendeinen imaginäre Kunden aus der „Marktwolke“, sondern ganz konkret den Kunden, der sich mit uns in Verbindung gesetzt hat.

Was der Kunde braucht? Manchmal weiß der Kunde gar nicht, was er will, oder gar, was er braucht.

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ICH WILL!

Lesen Sie die Überschrift jetzt laut vor: ICH WILL!

Komisches Gefühl dabei gehabt?

Wie komme ich nun auf so was? Ganz einfach: in meinen Kursen habe ich sehr oft Frauen – seltener Männer – die mich fragen, wie sie sich im Unternehmen durchsetzen können. Diese Durchsetzungskraft ist nötig, um Verbesserungen umzusetzen.

Dabei habe ich Erfahrung gemacht, dass gerade Frauen – manche Männer auch – oftmals nicht direkt sagen, was sie wollen. Sie sprechen „durch die Blume“. Anstatt also: „Erstellen Sie eine Liste unserer Messmittel, sortiert nach Arten. Diese muss bis Ende nächster Woche fertig sein.“, sagen sie: „Wir könnten mal eine Liste der Messmittel erstellen.“ „Jo“, sagt dann der Mitarbeiter „gute Idee.“, dreht sich rum und geht. Die QMB steht nun da und denkt: „Nie werde ich ernst genommen.“

Stimmt. Wie denn auch? Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter genau, was Sie wollen. Je genauer, desto leichter hat er es.

Und machen Sie ja nicht den Fehler dann zu sagen: „Dann mache ich das eben selber.“ Böse Falle.

Jemanden zu sagen, was man will, hat nichts mit mangelnder Wertschätzung zu tun oder mit Ungezogenheit, wie es so manches Mädchen zu hören bekommt. Es ist einfach eine Notwendigkeit, um, wie in unserem Fall, das Unternehmen weiter zu bringen.

Herr Kopp-Wichmann hat einen sehr amüsanten, aber dadurch nicht weniger aussagefähigen Podcast zu diesem Thema gemacht:

http://www.persoenlichkeits-blog.de/article/2987/frauen-muessen-wissen-maenner-brauchen-klare-anweisungen

Hören Sie sich ihn an.

Und: üben Sie es.

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Die Nomenklatur des Management-Handbuchs – ISO 9001, 14001, OHSAS 18001

Version? Änderungsstände?

Was für einen Wust ich immer bei der Nomenklatur des QM-Handbuchs und der –Dokumente sehe. Änderungsstand, Versionsnummer, Freigabedatum… und alles gleichzeitig.

Wie macht man das nun einfach und praktikabel?

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Aufruf zum Entstehungsmarkt im Unternehmen

Lasst uns ein Entstehungsmarkt im Unternehmen starten!

Sie wissen was ein Entstehungsmarkt ist? Nein? Hier meine Definition in wenigen Worten: wenn sich Kunde und Lieferant gegenseitig vertrauen und wertschätzen, gegenseitig ihre Fähigkeiten fördern, dann entsteht Innovation, Produktivität, ein Klima der Ideen. Konkurrenzdenken, Pfennigfuchserei oder gar Neid wirken wie eine giftige Wolke und erstickt Ideen im Keim. Viele Unternehmen haben dies schon erkannt und mit ihren Lieferanten Neues erarbeitet.

Umso verwunderlicher ist es, dass so selten jemand auf den Gedanken kommt, einen solchen Geist im eigenen Unternehmen zu installieren. Es gibt Unternehmen, die liefern ausgezeichnete Produkte, um wie viel wären sie besser, wenn sich die Mitarbeiter nicht gegenseitig aufreiben würden? Was soll aus einem Unternehmen werden, bei dem Mitarbeiter ihr Knowhow nicht an Kollegen weitergeben?

In Ihrem Unternehmen ist das so? Oder wissen Sie das nicht? Gucken Sie mal nach. Welche Mannschaft ist besser, die, bei denen die Spieler sich die Bälle zuspielen oder die, in der die Spieler den Ball nicht abgeben wollen. Der Einzige, der so etwas ändern kann sind Sie. Ihre Mitarbeiter können das nicht, dann sonst wäre der Ungeist erst gar nicht eingezogen.

Checken Sie Ihr Unternehmen, machen Sie aus Ihren Mitarbeitern eine schlagkräftige Mannschaft. Lassen Sie ein Klima für Innovation und Ideen entstehen.

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Was sind Korrekturmaßnahmen? Einer der größten Missverständnisse in der Geschichte der Managementsysteme.

Stolz zeigen mir meine Kunden ihre Fehlerprotokolle mit den dokumentierten Korrekturmaßnahmen.

Ich seufze innerlich. Korrekturmaßnahme: Neues Blech genommen, Löcher richtig bebohrt. – Dem Lkw-Fahrer die richtige Adresse telefonisch durchgegeben, während er vorm falschen Zielort steht. – Den Kunden telefonisch informiert, dass es sich bei dem zugesendeten Bericht um einen Entwurf handelt und nicht um die freigegebene Version.

Jeden Tag passieren solche kleinen und großen Dinge. Und natürlich „korrigiert“ man sie. Und da liegt das Missverständnis. Korrigieren in unseren Normen heißt: Wir ergreifen Maßnahmen, damit der Fehler IN ZUKUNFT nicht mehr vorkommt.

„Die Organisation muss Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen von Fehlern ergreifen, um deren erneutes Auftreten zu verhindern.“ (8.5.2 ISO 9001:2008)

In unseren Normen steht es also genau so drin, wie wir es machen müssen.

Hier das Vorgehen:

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BBS – Behavoir based Safety – eigentlich ganz logisch

Behavior based Safety, was ist denn das nun schon wieder?

Kennen Sie das? Ihre Gabelstaplerfahrer müssen sich anschnallen, tun es aber nicht. Ihre Mitarbeiter laufen die Treppe hinunter, beide Arme voller Akten, unmöglich, sich bei einem Sturz festzuhalten. Der Gurt ist da, das Geländer ist da, die Mitarbeiter wissen auch, dass sie sich gurten/festhalten müssen, aber sie tun es nicht.

 Genau hier greift Behavoir based Safety. Einfach gesagt: man trainiert mit den Mitarbeiter sicheres Verhalten ein.

Einfach gesagt, doch wie macht man das?

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Wie bereitet man sich und seine Mitarbeiter auf ein Audit vor?

 
Per Anhalter durch das Audit: DON’T PANIC!

Wen müssen wir vorbereiten? Alle. Denn der Auditor läuft im Hause herum und befragt die Mitarbeiter am Arbeitsplatz.

Aber der Reihe nach.

Zuerst ist natürlich die Geschäftsleitung/-führung dran.

Hier fragt der Auditor die Themengebiete Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Managementbewertung (siehe entsprechende Artikel hier), Maßnahmen ab.

Das war QM, daher nochmal auf Deutsch: Die Unternehmenspolitik, -strategie, die Unternehmensziele, in welchem Dokument ist das zusammengefasst und bewertet und was plant die Geschäftsleitung, damit das Unternehmen nächstes Jahr noch besser dasteht als heute, kurz: alle Führungsaufgaben. So gefragt, kann jeder Chef antworten.

Und die Geschäftsleitung ist das Einzige, was die Empfehlung zur Zertifizierung tatsächlich gefährden kann. Beispiel: es werden zwar Maßnahmen ergriffen, aber diese werden nicht überwacht und BEWERTET. Böser Fehler.

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QM-Schulungen?

 
„Wo sind Ihre QM-Schulungen dokumentiert.“ Oftmals hört man vom Auditor diese Frage. Um was geht es da?

Natürlich sollen die Mitarbeiter wissen, was in den Prozessdarstellungen/Verfahrensanweisungen steht. Daher werden sie darin geschult.

(Dickes Blitzzeichen an dieser Stelle)

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Lieferantenbewertung oder Lieferantenbeurteilung? Wie jetzt?

Audit beim Kunden, Einkauf. Ich: „Wie beurteilen Sie Ihre Lieferanten?“.
Der QMB geht zum Regal, holt einen Ordner raus und reicht ihn mir. Auweia, er hat den Staub gesehen, den ich nun ab puste. Ich kann sehen, was er denkt: „Mist, ich habe die Lieferantenbewertung dieses Jahr vergessen…!“ Stimmt, die Tabellen und Zahlen im Ordner sind vom letzten Jahr. Fein säuberlich hatte man die Guten und die Schlechten gezählt. Ein Riesenaufwand, das hat im Laufe des Jahres einige Mann-… pardon … Personaltage gekostet.

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